Bộ Chứng Từ Hải Quan Xuất Nhập Khẩu Gồm Những Gì?

BỘ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU

Để xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ chứng từ đầy đủ gồm các giấy tờ bắt buộc như hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, tờ khai hải quan và chứng từ liên quan đến kiểm định/chứng nhận. Việc chuẩn bị đúng và đủ giúp thông quan thuận lợi, tránh rủi ro bị giữ hàng hoặc chậm thanh toán.

Bộ chứng từ xuất khẩu cần và đủ

1. Chứng từ bắt buộc

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, quy định rõ điều kiện giao dịch, số lượng, giá cả, phương thức thanh toán.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Do bên xuất khẩu phát hành, ghi rõ thông tin hàng hóa, giá trị, điều kiện giao hàng (Incoterms).
  Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết cách đóng gói, số kiện, trọng lượng, kích thước.
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Do hãng vận tải phát hành, xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển.
• Tờ khai hải quan xuất khẩu: Doanh nghiệp khai báo trên hệ thống hải quan điện tử, là cơ sở để thông quan.
• Giấy chứng nhận xuất xứ – C/O

C/O là điều kiện để lô hàng được hưởng ưu đãi thuế quan theo các Hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam đã ký kết. Hiện nay, Việt Nam phổ biến các loại C/O sau:

• Form B: C/O phổ thông, áp dụng cho mọi thị trường.
• Form D: Áp dụng trong khuôn khổ ASEAN
• Form E: ASEAN – Trung Quốc (ACFTA).
• Form AK: ASEAN – Hàn Quốc (AKFTA).
• Form AI: ASEAN – Ấn Độ (AIFTA).
• Form RCEP: Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện Khu vực.
• Form EUR.1 / REX: Áp dụng cho thị trường EU trong khuôn khổ EVFTA.
• Form AANZ: ASEAN- ÚC- NEW ZEALAND (AANZFTA)
• CPTPP: Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (bao gồm các nước: Australia, Brunei, Canada, Chile, Nhật Bản, Malaysia, Mexico, New- Zealand, Peru, Singapore và Việt Nam)

C/O được cấp bởi các Sở Công Thương có thẩm quyền.

2. Chứng từ bổ sung (tùy mặt hàng và thị trường)

• Giấy phép xuất khẩu: Với hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt (ví dụ: gỗ, khoáng sản).
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Nếu điều kiện giao hàng yêu cầu người bán mua bảo hiểm.
• Chứng từ thanh toán quốc tế: L/C (Letter of Credit), T/T (Telegraphic Transfer).

Lưu ý quan trọng

• Sai sót chứng từ có thể dẫn đến hàng bị giữ tại cảng, chậm giao hoặc không nhận được thanh toán.
• Đảm bảo tính nhất quán giữa các chứng từ (ví dụ: tên hàng, số lượng, đơn giá phải khớp nhau).
• Tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam và nước nhập khẩu (Thông tư 38/2015/TT-BTC , Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC).

BỘ CHỨNG TỪ NHẬP KHẨU

Để nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ chứng từ đầy đủ gồm hợp đồng nhập khẩu, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, tờ khai hải quan và các chứng từ bổ sung như C/O, kiểm định chất lượng, lệnh giao hàng. Việc chuẩn bị đúng và khớp thông tin giúp thông quan nhanh chóng, tránh rủi ro bị giữ hàng hoặc phát sinh chi phí.

Bộ chứng từ nhập khẩu cần và đủ

1. Chứng từ bắt buộc

• Hợp đồng nhập khẩu (Sales Contract): Cơ sở pháp lý cho giao dịch, quy định rõ điều kiện giao hàng, giá cả, phương thức thanh toán.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Do bên xuất khẩu phát hành, ghi rõ giá trị hàng hóa, mã HS code, số lượng, đơn giá, tổng trị giá.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết số kiện, trọng lượng, kích thước, cách đóng gói.
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Do hãng vận tải phát hành, xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển.
• Tờ khai hải quan nhập khẩu: Khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS, thông tin phải khớp với hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn.
• Giấy báo nhận hàng/Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O): Do hãng tàu hoặc đại lý phát hành, cho phép nhận hàng tại cảng.

2. Chứng từ bổ sung (tùy mặt hàng và thị trường)

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin): Giúp hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại.
• Giấy kiểm định chất lượng/kiểm dịch: Bắt buộc với một số mặt hàng như thực phẩm, nông sản, dược phẩm.
• Giấy phép nhập khẩu: Với hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt (ví dụ: phế liệu, thiết bị y tế).
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)

Lưu ý quan trọng

• Thông tin phải nhất quán giữa các chứng từ (tên hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng).
• Sai sót mã HS code có thể dẫn đến áp sai thuế suất, gây thiệt hại tài chính.
• Tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam: Thông tư 38/2015/TT-BTC, Thông tư 39/2018/TT-BTC và và Thông tư 121/2025/TT-BTC)về thủ tục hải quan.
• Kiểm tra yêu cầu của đối tác và thị trường nhập khẩu để bổ sung chứng từ đặc thù.

A. Hồ