Các Sai Lầm Thường Gặp Trong Xuất Nhập Khẩu Để Tránh Bị Trễ Và Đội Phí

Nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu phát sinh chậm trễ và tăng chi phí do các lỗi cơ bản như: sai HS code, chứng từ không đồng nhất, booking trễ hoặc chưa kiểm soát tốt quy trình logistics.

Việc chuẩn hóa chứng từ, chủ động kế hoạch, sự phối hợp vận hành hiệu quả sẽ giúp giảm rủi ro, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng. Sau khi tìm hiểu chúng tôi gợi mở cách phòng tránh để tối ưu hiệu quả hoạt động.

1. Chuẩn bị chứng từ chưa đầy đủ hoặc không đồng nhất

Một trong những nguyên nhân khiến hàng hóa thường bị chậm trễ là lỗi về bộ chứng từ. Việc sai lệch hoặc thiếu hoặc không đồng nhất thông tin trên các chứng từ như Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O,… là nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị giữ, chậm thông quan và phát sinh chi phí lưu container (demurrage) hay lưu bãi (detention).
Vì vậy, nếu doanh nghiệp thiếu công tác kiểm tra tính đồng nhất, sự chính xác của bộ chứng từ trước khi gửi cho hãng tàu, forwarder hoặc khai báo hải quan sẽ dẫn tới chế rủi ro và chi phí phát sinh.

2. Chưa cập nhập quy định hải quan và chính sách từng thị trường

Mỗi quốc gia có quy định xuất nhập khẩu riêng về các loại thuế, mức thuế suất, nhãn mác, kiểm dịch, kiểm định và tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc giấy phép chuyên ngành của hàng hóa. Nếu doanh nghiệp không cập nhật kịp thời, hàng hóa có thể bị giữ, kiểm tra bổ sung, trả hàng hoặc phát sinh thêm chi phí lưu kho và lưu bãi. Việc chủ động tìm hiểu quy định của từng thị trường trước khi xuất – nhập hàng sẽ giúp giảm rủi ro và đảm bảo tiến độ giao hàng.

3. Lựa chọn điều kiện Incoterms không phù hợp

Incoterms tưởng đơn giản nhưng lại là điểm mấu chốt gây tranh cãi và phát sinh chi phí. Nhiều doanh nghiệp thường chọn theo thói quen, chẳng hạn chọn CIF để nhập khẩu dẫn đến mất quyền kiểm soát chi phí vận chuyển và chủ động trong khâu mua bảo hiểm. Rồi có những trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu theo điều kiện FOB nhưng lại không thỏa thuận kỹ với khách hàng, dẫn đến việc bị ép chịu thêm phụ phí tại cảng xếp hàng và có cả phí đầu cảng nhập khẩu. Việc thiếu kiến thức chuyên môn và không thương lượng rõ ngay từ đầu sẽ khiến chi phí logistics tăng lên đáng kể.

4. Lựa chọn forwarder hoặc đối tác logistics chưa phù hợp

Việc chọn đối tác logistics chỉ dựa vào giá rẻ là chưa đủ, cần đánh giá năng lực vận hành, kinh nghiệm, khả năng xử lý sự cố để không dẫn đến việc chậm giao hàng, rồi thiếu minh bạch thông tin và phát sinh nhiều chi phí ngoài kế hoạch.

Vì vậy, nhà máy nên xem xét ưu tiên các đơn vị forwarder có kinh nghiệm, hệ thống dịch vụ ổn định, mạng dưới, khả năng hỗ trợ xử lý tình huống để đảm bảo tiến độ và hiệu quả về chi phí cùng thời gian cho chuỗi cung ứng.

5. Thiếu kế hoạch dự phòng cho rủi ro trong logistics quốc tế

Nhiều doanh nghiệp hiện vẫn xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu theo hướng “mọi việc sẽ diễn ra đúng dự kiến”, trong khi hoạt động logistics quốc tế luôn tiềm ẩn nhiều biến động như: tàu chậm, tắc nghẽn cảng, thiếu container, thời tiết xấu, thay đổi lịch tàu, đình công và hoặc biến động chính sách nhập khẩu tại nước đến.
Khi không có phương án dự phòng phù hợp, chỉ một sự cố nhỏ cũng có thể làm gián đoạn toàn bộ chuỗi cung ứng, kéo theo việc chậm giao hàng, phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi, tăng giá dịch vụ làm ảnh hưởng đến toàn chuỗi.

Từ góc độ logistics, chúng tôi rất mong doanh nghiệp nên chủ động xây dựng các kịch bản thay thế như:

• Dự phòng tuyến vận chuyển hoặc hãng tàu thay thế
• Chuẩn bị thêm “buffer time” cho kế hoạch giao hàng
• Theo dõi sớm các biến động thị trường logistics quốc tế
• Mua bảo hiểm phù hợp cho hàng hóa và rủi ro vận chuyển
• Phối hợp chặt giữa nhà máy, forwarder và khách hàng nhập khẩu

Nếu quý khách hàng chưa đủ nguồn lực để theo chuỗi vận hành logistics thì hãy để cho Interlink thực hiện từ việc lên tốt kế hoạch, tổ chức và kiểm soát chuyên nghiệp trong vận hành chuỗi cung ứng quốc tế.

6. Kết luận

Hoạt động xuất nhập khẩu không đơn thuần là việc vận chuyển hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác, mà là một chuỗi nghiệp vụ phức tạp liên quan đến bộ chứng từ, hải quan, vận tải, thuế quan, thanh toán quốc tế và quy định của từng thị trường nhập khẩu.

• Chỉ một sai sót nhỏ trong chứng từ, HS code, lịch tàu, điều kiện Incoterms và quy định xuất nhập khẩu cũng có thể dẫn đến:
• Chậm giao hàng
• Phát sinh DEM/DET và chi phí lưu bãi
• Bị giữ hàng, kiểm hóa hoặc kiểm định
• Mất khách hàng và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp

Vì vậy, các nhà máy xuất nhập khẩu nên ưu tiên phối hợp với các đơn vị logistics chuyên nghiệp có kinh nghiệm thực tế, hệ thống đại lý quốc tế và năng lực xử lý vận hành đồng bộ. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro mà còn tối ưu chi phí, đảm bảo tiến độ giao hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu liên tục biến động, việc lựa chọn đúng đối tác logistics không còn là chi phí, mà là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển bền vững của doanh nghiệp và kiểm soát chi phí.

A. Tài