EnglishLƯU KHO TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU
GIẢI PHÁP DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
Hoạt động kinh doanh hàng ngày của các công ty, doanh nghiệp đều sẽ phát sinh ra hàng trăm đến hàng ngàn giấy tờ hóa đơn liên quan với số lượng lớn. Dẫn đến việc bảo quản lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đúng thời gian/thời hạn bảo quản một cách chính xác và đầy đủ nhất. Theo quy định của Chính Phủ, tất cả hồ sơ, tài liệu của các cơ quan tổ chức cần phải được lưu trữ đúng quy định trong thời gian rất lâu. Thường phải lưu trữ hồ sơ tới khi văn bản hết hiệu lực thi hành, nhiều loại cần lưu 5 năm, 10 năm,… thậm chí là vĩnh viễn. (Chi tiết xem phần sau của bài) Việc tự lưu trữ hồ sơ tại cơ quan trở nên bất khả thi.
> Hạn chế không gian: Thiếu không gian lưu trữ hồ sơ. Nơi làm việc chật chội vì quá nhiều hồ sơ, giấy tờ
> Giới hạn ngân sách: Tiền đầu tư thuê một nhà kho chứa tài liệu, hồ sơ vượt quá ngân sách của bạn
> Hạn chế thời gian: Phải mất quá nhiều thời gian và công sức để sắp xếp, trích lục, quản lý hồ sơ
> Hạn chế nhân lực: Nhân viên bận rộn, không có thời gian quản lý hồ sơ, hoặc quản lý không đúng cách. Để lưu trữ số lượng hồ sơ khổng lồ như thế sẽ chiếm kha khá diện tích tại văn phòng là điều trăn trở của nhiều Doanh nghiệp, hiểu được nỗi lo này, mời Các bạn tham khảo qua dịch vụ lưu kho hồ sơ tại kho Intersky:
Dịch vụ của chúng tôi
- Lưu hồ sơ ngắn hạn – dài hạn
- Giao hồ sơ, nhận hồ sơ
- Dịch vụ giao nhận nhanh chóng
- Dịch vụ hủy hồ sơ
- Bảo mật: kho tách biệt & đảm bảo an toàn, bảo mật khi lưu trữ
Quy trình thực hiện lưu kho
Bước 1: Tư vấn xem kho và báo giá Bước 2: Ký hợp đồng Bước 3: Hướng dẫn khách quy trình Bước 4: Vận chuyển về kho Bước 5: Nghiệm thu, thanh toán
Ưu điểm dịch vụ lưu kho
- Địa điểm kho lưu trữ rộng rãi, thoáng mát và sạch sẽ. Có hệ thống ô kệ chuyên dụng đáp ứng điều kiện bảo quản hồ sơ tài liệu an toàn, tiện lợi
- Có thùng đựng hồ sơ chuyên dụng, giúp việc lưu trữ và trích lục vô cùng dễ dàng
- Diện tích và thời gian thuê kho linh hoạt theo nhu cầu, không ràng buộc
- Có sẵn đội ngũ nhân sự quản lý, trích lục hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp, nhanh chóng
- Quản lý hồ sơ bằng phần mềm hiện đại, mã vạch
- Quy trình lưu hồ sơ, dữ liệu chuyên nghiệp, chặt chẽ, khoa học
- Thông báo xuất nhập tồn hồ sơ lưu trữ
- Hệ thống phòng cháy chữa cháy đạt tiêu chuẩn, lắp đặt camera an ninh 24/24
- An toàn với việc định kỳ xịt khử mối mọt, côn trùng
- Bảo mật tuyệt đối về thông tin khách hàng.
Quy định thời gian lưu trữ các loại hồ sơ, tài liệu của Doanh nghiệp
Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan- Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc)- Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký …) | 05 năm |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức | Vĩnh viễn |
| 4 | Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan – Tổng kết năm – Sơ kết tháng, quý, 6 tháng | Vĩnh viễn 5 năm |
| 5 | Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm- Của cơ quan cấp trên- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc- Của đơn vị chức năng | 10 năm Vĩnh viễn 10 năm |
| 6 | Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng- Của cơ quan cấp trên- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc- Của đơn vị chức năng | 5 năm 20 năm 5 năm |
| 7 | Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần- Của cơ quan cấp trên- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc- Của đơn vị chức năng | 5 năm 10 năm 5 năm |
| 8 | Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất | 10 năm |
| 9 | Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước | Vĩnh viễn |
| 10 | Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 11 | Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 12 | Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi | Vĩnh viễn10 năm |
| 13 | Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn…) | Vĩnh viễn |
| 14 | Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp | 10 năm |
| 15 | Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo- Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương – UBND tỉnh và tương đương- Cơ quan, tổ chức khác | Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm |
| 16 | Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung | 10 năm |
Nhóm 2: Tài liệu quy hoạch
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê- Dài hạn, hàng năm- 6 tháng, 9 tháng- Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| 2 | Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 3 | Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 4 | Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt | |
| 5 | Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan | |
| 6 | Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đố | |
| 7 | Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án, quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước- Tổng kết- Sơ kết | Vĩnh viễn 10 năm |
| 8 | Công văn trao đổi về công tác quy hoạch | 10 năm |
| 9 | Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 10 | Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội hàng năm- Cơ quan ban hành- Cơ quan thực hiện- Cơ quan để biế | Vĩnh viễn Vĩnh viễn 5 năm |
| 11 | Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan- Dài hạn, hàng năm- 6 tháng, 9 tháng- Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| 12 | Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc- Dài hạn, hàng năm- 6 tháng, 9 tháng- Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| 13 | Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch | 20 năm |
| 14 | Kế hoạch báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch- Hàng năm- Quý, 6 tháng, 9 tháng | Vĩnh viễn 5 năm |
| 15 | Công văn trao đổi về công tác kế hoạch | 10 năm |
| 16 | Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 17 | Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành | Vĩnh viễn |
| 18 | Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề – Dài hạn, hàng năm – Quý, 6 tháng, 9 tháng | Vĩnh viễn 20 năm |
| 19 | Báo cáo điều tra cơ bản – Báo cáo tổng hợp – Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra | Vĩnh viễn 10 năm |
| 20 | Báo cáo phân tích và dự báo | Vĩnh viễn |
| 21 | Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra | 10 năm |
Nhóm 3: Tài liệu tổ chức cán bộ
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ | Vĩnh viễn |
| 3 | Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ- Dài hạn, hàng năm- 6 tháng, 9 tháng- Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| 4 | Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan | |
| 5 | Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc | |
| 6 | Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc | |
| 7 | Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chứ | |
| 8 | Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế | |
| 9 | Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ | |
| 10 | Hồ sơ về quy hoạch cán bộ | 20 năm |
| 11 | Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ | 70 năm |
| 12 | Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm- Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển- Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi | 20 năm 5 năm |
| 13 | Hồ sơ kỷ luật cán bộ | 70 năm |
| 14 | Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội … | |
| 15 | Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức | Vĩnh viễn |
| 16 | Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ | 70 năm |
| 17 | Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan | Vĩnh viễn |
| 18 | Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu, tham khảo | Vĩnh viễn 10 năm |
| 19 | Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ | 10 năm |
| 20 | Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ | 20 năm |
| 21 | Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ | 10 năm |
| 22 | Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ |
Nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện | Vĩnh viễn |
| 3 | Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện | |
| 4 | Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức | 20 năm |
| 5 | Công văn trao đổi về tiền lương | 10 năm |
Nhóm 5: Nhóm tài liệu tài chính, kế toán
| STT | Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ | Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) | Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành |
| 2 | Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán | Vĩnh viễn |
| 3 | Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán – Dài hạn, hàng năm – 6 tháng, 9 tháng – Quý, tháng | Vĩnh viễn 20 năm 5 năm |
| 4 | Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc | Vĩnh viễn |
| 5 | Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán- Hàng năm- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng | Vĩnh viễn 20 năm |
| 6 | Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về giá | Vĩnh viễn |
| 7 | Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ | 20 năm |
| 8 | Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định- Nhà đất- Tài sản khác | Vĩnh viễn 20 năm |
| 9 | Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc- Vụ việc nghiêm trọng- Vụ việc khác | Vĩnh viễn 10 năm |
| 10 | Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc- Vụ việc nghiêm trọng- Vụ việc khác | Vĩnh viễn 10 năm |
| 11 | Sổ sách kế toán- Sổ tổng hợp- Sổ chi tiết | 20 năm 10 năm |
| 12 | Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính | 10 năm |
| 13 | Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính | 5 năm |
| 14 | Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán | 10 năm |
Một số hình ảnh tại kho lưu hồ sơ
—————————— Thanks for enjoy our news ——————————–
INTERSKY – NƠI BẠN AN TÂM
Hotline: 0937 48 18 98 Fanpage: Intersky – Moving & Storage Mail: info@interlink.com.vn Trụ sở chính: 47 Điện Biên Phủ, phường Đa Kao, quận 1, TP.HCM VP miền Bắc: 2/16D Trung Hành 5, Lê Hồng Phong, Đằng Lâm, Hải An, Hải Phòng
ĐỌC THÊM
- Cách xây nhà kho lưu trữ tài liệu an toàn nhất
- Một số khái niệm cần lưu ý khi lưu kho hàng hóa
- Cho thuê kho lưu trữ hồ sơ & hàng hóa, kho chung & kho riêng. LH: 0937 48 18 98