5 Sai Lầm Khi Làm Thủ Tục Hải Quan & Cách Tránh – Doanh Nghiệp Nào Cũng Nên Biết

1. Vì sao thủ tục hải quan dễ mắc sai lầm?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan là một trong những bước quan trọng và bắt buộc để hàng hóa được phép lưu thông qua biên giới. Tuy nhiên, đây cũng là khâu tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị mới bước chân vào lĩnh vực này. Lý do là vì quá trình khai báo hải quan liên quan trực tiếp đến nhiều quy định pháp luật, yêu cầu kỹ thuật và chuẩn mực quốc tế. Chỉ cần một thông tin khai báo không chính xác, một giấy tờ bị thiếu hoặc một mốc thời gian bị bỏ lỡ, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với việc hàng hóa bị giữ lại tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho ngoài dự kiến hoặc thậm chí bị xử phạt hành chính.

Không ít doanh nghiệp đã mất hàng trăm triệu đồng chỉ vì một lỗi nhỏ khi làm thủ tục hải quan. Những sai lầm này có thể bắt nguồn từ việc thiếu hiểu biết về quy định mới, sử dụng mã HS code sai, hoặc không kiểm tra kỹ chứng từ trước khi nộp. Vì vậy, việc nhận diện những lỗi thường gặp và biết cách phòng tránh là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

2. 5 sai lầm phổ biến khi làm thủ tục hải quan

2.1 Khai báo sai mã HS code

HS code (Harmonized System Code) là hệ thống mã số hàng hóa thống nhất trên toàn cầu, được sử dụng để phân loại hàng hóa khi xuất nhập khẩu. Việc xác định đúng HS code không chỉ giúp tính thuế chính xác mà còn ảnh hưởng đến việc áp dụng các chính sách quản lý chuyên ngành. Nhiều doanh nghiệp vì chủ quan hoặc không tìm hiểu kỹ đã khai báo sai mã HS code, dẫn đến áp sai thuế suất, bị truy thu thuế, hoặc thậm chí bị xử phạt nặng.

Cách tránh: Doanh nghiệp cần dựa trên thông tin kỹ thuật chính xác của hàng hóa (chất liệu, chức năng, thành phần…) và tra cứu trong biểu thuế hải quan mới nhất. Trong trường hợp hàng hóa có đặc điểm phức tạp hoặc nằm ở nhóm mã gây tranh cãi, nên tham khảo ý kiến của đơn vị dịch vụ hải quan chuyên nghiệp để tránh rủi ro ngay từ đầu.

2.2 Thiếu chứng từ cần thiết

Một bộ hồ sơ hải quan cơ bản thường bao gồm: hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill), hợp đồng thương mại, và các giấy phép liên quan (nếu có). Chỉ cần thiếu một giấy tờ hoặc thông tin trên chứng từ không khớp với tờ khai hải quan, hồ sơ sẽ bị trả lại, khiến thời gian thông quan kéo dài và phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

Cách tránh: Lập một checklist chứng từ cần thiết và kiểm tra chéo giữa các bộ phận liên quan trước khi nộp hồ sơ. Đảm bảo thông tin trên tất cả các chứng từ đồng nhất về số lượng, giá trị, mã HS code và thông tin doanh nghiệp. Đây là bước đơn giản nhưng hiệu quả trong việc tránh những sự cố không đáng có.

2.3 Khai báo trị giá hàng không chính xác

Trị giá khai báo hải quan là căn cứ để tính thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng. Nếu khai báo không đúng – dù vô tình hay cố ý – doanh nghiệp sẽ bị cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra trị giá và có thể bị xử phạt, thậm chí bị nghi ngờ gian lận thương mại.

Cách tránh: Trị giá khai báo phải dựa trên hợp đồng thương mại và chứng từ hợp lệ. Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ bằng chứng về giá trị hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm để giải trình khi cần thiết. Việc minh bạch ngay từ đầu không chỉ giúp thông quan nhanh hơn mà còn bảo vệ uy tín doanh nghiệp.

2.4 Không nắm rõ quy định hàng đặc thù

Một số nhóm hàng hóa như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, hóa chất, hoặc máy móc đã qua sử dụng… thuộc diện quản lý đặc thù và yêu cầu giấy phép chuyên ngành. Việc không chuẩn bị giấy phép trước sẽ khiến hàng hóa bị giữ lại để kiểm tra, dẫn đến chậm tiến độ giao hàng.

Cách tránh: Doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ các quy định pháp lý áp dụng cho loại hàng mình nhập khẩu, từ yêu cầu giấy phép, kiểm định chất lượng đến tiêu chuẩn kỹ thuật. Nếu chưa chắc chắn, nên nhờ sự hỗ trợ từ đơn vị dịch vụ logistics hoặc hải quan trọn gói để đảm bảo mọi thủ tục được chuẩn bị đầy đủ.

2.5 Chậm trễ trong nộp hồ sơ

Thời gian là yếu tố quyết định trong hoạt động logistics. Nếu doanh nghiệp chậm trễ trong việc nộp hồ sơ hải quan, hàng hóa sẽ phải lưu tại cảng hoặc kho ngoại quan, phát sinh chi phí lưu kho, lưu container và thậm chí bị phạt vì quá hạn.

Cách tránh: Chủ động chuẩn bị hồ sơ ngay khi có thông tin về thời gian tàu cập cảng hoặc máy bay hạ cánh. Nên có bộ phận hoặc đối tác chuyên trách theo dõi tiến độ và nhắc nhở để đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng thời gian quy định.

3. Giải pháp: Dịch vụ hải quan trọn gói từ Interlink

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Interlink mang đến giải pháp dịch vụ hải quan trọn gói giúp doanh nghiệp loại bỏ mọi rủi ro khi làm thủ tục hải quan. Chúng tôi hỗ trợ từ khâu tư vấn xác định HS code, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan cho đến việc giải quyết các tình huống phát sinh trong quá trình thông quan.

Lợi ích khi chọn Interlink:

Đúng – Đủ – Nhanh: Hồ sơ hải quan được chuẩn bị chuẩn xác, tránh mọi sai sót.
Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu phí lưu kho, lưu bãi và tránh bị phạt.
Tuân thủ pháp luật: Luôn cập nhật quy định mới để tư vấn đúng luật.
Hỗ trợ tận nơi: Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp từ khi chuẩn bị hồ sơ đến khi hàng hóa thông quan.

📞 Liên hệ ngay với Interlink để nhận tư vấn miễn phí và giải pháp thông quan nhanh – chuẩn – an toàn cho mọi lô hàng.

—————————-

INTERLINK – Partnership To Success

📨 Email: info@interlink.com.vn

🌐 Website: www.interlink.com.vn

📞 Hotline: 0937 48 18 98

🏣 Địa chỉ văn phòng:

📍 Trụ sở chính – Thành phố Hồ Chí Minh:

Số 42 – 42A, Đường 57-TML, Phường Thạnh Mỹ Lợi, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh

📍 Chi nhánh Hải Phòng:

2/16D Trung Hành 5, Lê Hồng Phong, Đằng Lâm, Hải An, Thành phố Hải Phòng

📍 Chi nhánh Đà Nẵng:

Số 2 đường 30-4, Phường Hòa Cường Bắc, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng

ĐỌC THÊM: