Các sai lầm thường gặp trong xuất nhập khẩu khiến hàng bị delay hoặc đội chi phí

Nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam mất thêm thời gian và chi phí chỉ vì những sai lầm cơ bản trong chứng từ, thủ tục và vận hành logistics. Tìm hiểu chi tiết các lỗi phổ biến và cách phòng tránh để tối ưu hiệu quả chuỗi cung ứng.

1. Chuẩn bị chứng từ không đầy đủ hoặc sai sót

Một trong những nguyên nhân lớn nhất khiến hàng hóa bị chậm trễ là lỗi chứng từ. Các giấy tờ quan trọng như Invoice, Packing List, Bill of Lading hay C/O nếu thiếu, sai số liệu hoặc không khớp nhau sẽ lập tức bị hải quan giữ lại. Việc này không chỉ khiến doanh nghiệp mất thêm vài ngày, thậm chí cả tuần để điều chỉnh, mà còn phát sinh chi phí lưu container, phí lưu bãi (demurrage, detention) rất tốn kém. Nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc lần đầu xuất nhập khẩu thường chủ quan, không kiểm tra kỹ trước khi gửi chứng từ cho hãng tàu hoặc forwarder, dẫn đến những lỗi đáng tiếc mà lẽ ra có thể tránh được.

2. Không nắm rõ quy định hải quan và chính sách từng thị trường

Mỗi quốc gia có quy định nhập khẩu khác nhau, đặc biệt là đối với hàng nhạy cảm như thực phẩm, dược phẩm, hoặc hàng công nghệ cao. Doanh nghiệp nếu không cập nhật kịp thời sẽ dễ rơi vào tình huống hàng bị trả về, kiểm tra gắt gao hoặc yêu cầu bổ sung giấy phép. Chẳng hạn, một số lô hàng nông sản Việt Nam xuất sang EU thường gặp rắc rối về kiểm dịch thực vật, trong khi hàng may mặc sang Mỹ phải tuân thủ chặt chẽ về nhãn mác và quy định chống gian lận thương mại. Mỗi lần sai sót như vậy đồng nghĩa với việc hàng nằm tại cảng thêm nhiều ngày, chi phí phát sinh đội lên, chưa kể ảnh hưởng uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác quốc tế.

3. Lựa chọn điều kiện Incoterms không phù hợp

Incoterms tưởng đơn giản nhưng lại là điểm mấu chốt gây tranh cãi và phát sinh chi phí. Nhiều doanh nghiệp mới thường chọn theo thói quen, ví dụ dùng CIF khi xuất khẩu mà không tính toán kỹ, dẫn đến rủi ro mất quyền kiểm soát chi phí vận chuyển và bảo hiểm. Trong khi đó, lựa chọn sai Incoterms có thể khiến bên bán hoặc bên mua phải gánh những khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Thực tế đã có nhiều trường hợp doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu theo điều kiện FOB nhưng lại không thỏa thuận kỹ với khách hàng, dẫn đến việc bị ép chịu thêm phụ phí tại cảng xếp hàng. Việc thiếu hiểu biết và không thương lượng rõ ràng ngay từ đầu sẽ khiến chi phí logistics tăng lên đáng kể.

4. Đánh giá sai năng lực của đối tác logistics hoặc forwarder

Một lỗi khá phổ biến là doanh nghiệp lựa chọn forwarder hoặc đối tác logistics chỉ dựa trên giá rẻ, mà không xem xét uy tín, kinh nghiệm hay mạng lưới dịch vụ. Điều này dễ dẫn đến tình trạng xử lý chậm trễ, cập nhật thông tin thiếu minh bạch, hoặc thiếu khả năng xử lý sự cố khi phát sinh vấn đề. Ví dụ, khi cảng bị ùn tắc hoặc hãng tàu thay đổi lịch trình, một forwarder thiếu kinh nghiệm sẽ không thể đưa ra giải pháp nhanh chóng, khiến hàng hóa tiếp tục bị trì hoãn. Việc chậm trễ này kéo theo chi phí lưu kho, mất cơ hội bán hàng đúng thời điểm, thậm chí mất luôn hợp đồng lớn vì không đảm bảo tiến độ giao hàng.

5. Thiếu kế hoạch dự phòng cho rủi ro

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung lên kế hoạch theo “đường thẳng”, nghĩa là kỳ vọng mọi thứ diễn ra suôn sẻ mà không tính đến các kịch bản xấu. Tuy nhiên, thực tế xuất nhập khẩu luôn tiềm ẩn rủi ro: thời tiết xấu, tàu chậm, đình công tại cảng, hay biến động chính sách nhập khẩu. Khi không có phương án dự phòng, chỉ cần một sự cố nhỏ cũng khiến cả chuỗi cung ứng bị đình trệ. Một ví dụ điển hình là đợt tắc nghẽn kênh đào Suez năm 2021, nhiều doanh nghiệp không có phương án thay thế đã phải chịu cảnh hàng hóa nằm chờ hàng tuần, chi phí phát sinh khổng lồ. Việc chủ động xây dựng phương án dự phòng (ví dụ lựa chọn tuyến vận tải thay thế, chuẩn bị thêm quỹ thời gian, hay mua bảo hiểm phù hợp) sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất.

Kết luận

Các sai lầm trong xuất nhập khẩu tưởng nhỏ nhưng hậu quả lại không hề nhỏ: chậm trễ, chi phí đội lên, uy tín giảm sút. Doanh nghiệp càng chủ động chuẩn bị kỹ về chứng từ, am hiểu chính sách, chọn đối tác uy tín và xây dựng kế hoạch dự phòng, thì càng giảm được rủi ro và tăng tính cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Trong bối cảnh logistics ngày càng phức tạp, việc tránh những lỗi cơ bản này chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hiệu quả và giữ chân khách hàng lâu dài.

ĐỌC THÊM: